プライバシーポリシー

株式会社インデックスおよびそのグループ会社（以下「当社グループ」）は、当社グループが取り扱うすべての個人情報の保護について、社会的責務との認識のもとに、個人情報の保護に関する法規制などを遵守します。以下のプライバシーポリシーを制定し、役員・従業員を含むすべての従業者に周知徹底するとともに、確実に履行いたします。

１．個人情報取り扱いに関する基本方針

１．１．個人情報とは、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」といいます。)第2条第1項に定めるものをいい、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、金融機関名・支店名・口座番号および名義等が含まれます。
１．２．個人情報に関わる法令、規範を遵守します。
１．３．個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩を防止するため、セキュリティーの確保、向上に努めます。
１．４．個人情報の保護に関しての取り組みを監査し、適宜見直し、改善に努めます。
１．５．個人情報保護方針は、従業員に周知せしめるとともに、ホームページに掲載する等の措置を講じます。

２．個人情報の取得、利用目的について

当社グループは、個人情報を、次の利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ適正な手段により取得し、利用いたします。

【個人情報の利用目的】

(お客さま)

サービスの提供および商品の販売
前項に関する連絡
サービス管理業務に付随する質問・回答・通知
サービスの利用料金を請求するため
当社製品のアフターサービス、メンテナンス等を提供・実施するため
サービスの改善および新サービス・新製品開発検討のため
当社サービスや当社の製品についてお客様の利用状況や満足度を調査するため
メールマガジン・ダイレクトメール・ファクシミリ等による各種案内の送付

(取引先)

業務上必要な連絡、契約の履行、商談等のため
取引先情報の管理のため
(従業者等および応募者)
採用選考および事務連絡
人事・健康・セキュリティ等の管理
社会労働保険手続き・税徴収および納付
上記に付随・関連する業務
従業者の個人情報は関連法規により保管が義務づけられている期間は保管し、それ以後は順次破棄します。
　　また、採用が決定しなかった方の履歴書等は1年の保存期間以降ただちに破棄いたします。

（その他）

・当社事業に関連する業界・団体関係者との情報交換・連絡をするため
・その他、当社グループの業務を適切かつ円滑に行うため

上記以外の利用目的以外に個人情報を取り扱う場合は、次のいずれかに該当する場合を除き、予め本人の同意を得るものとします。

人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、
ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき。
（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます。）
法令に基づく場合

３．第三者への開示・提供について

３．１．当社グループは、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様の個人情報を第三者へ開示または提供しません

ご本人の同意がある場合
法令等に基づく場合
法令等に基づく場合
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様等本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、
お客様等本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

３．２．上記以外に、当社グループの業務を円滑に遂行するため、業務の一部を委託先に対し必要な範囲で個人情報を預託する場合がありますが、
この場合、当社グループは、委託先との間で個人情報の適切な取り扱いに関する契約を締結し、委託先に対して適切な監督を行います。
３．３．当社グループは、次の範囲内で個人情報を共同利用します。

【当社グループ会社での共同利用】

共同利用される個人情報の項目
氏名､住所､電話番号､ＦＡＸ番号､メールアドレス、所属情報（会社名､部署名､役職名等）､お問い合わせ事項､契約に関する事項、サービス提供に関する事項　等
共同して利用する者の範囲
株式会社インデックスのグループ会社である株式会社インデックスソリューション
利用する者の利用目的
「２. 個人情報の取得、利用目的について」に記載の通りです。
個人情報の管理責任者
株式会社インデックス

３．４．開示等のご請求に応じる手続に関する事項
当社グループは、お客様ご自身の個人情報について、開示・訂正・削除をされたい場合はお客様ご自身であることが弊社にて確認できた場合に限り、妥当な範囲内で速やかに対応いたします。詳細は、下記窓口までお問い合わせください。

４．安全管理のために講じた措置

（基本方針の策定）
個人情報の適正な取り扱いの確保のため、「個人情報保護規程」及び「プライバシーポリシー」を策定しています。

（組織的安全管理措置）
個人情報の取り扱いに関する責任者を設置し、漏えい等事案の発生または法令違反等を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

（人的安全管理措置）
個人情報の取り扱いに関する留意事項や個人情報についての秘密保持に関する事項を社内規定に記載しています。

（物理的安全管理措置）
個人情報を管理するにあたり、鍵付きの管理キャビネットを設置し、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
事業所外に持ち出せるPCを限定するとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定しています。個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（外的環境の把握）
外部環境の把握に関する事項は問い合わせに応じて遅滞なく回答することとする。

５．個人情報の開示、訂正、利用停止等について

個人情報につき、ご本人または代理人からの開示、訂正、削除等(以下、「開示等」といいます。)を求められたときは、法令に基づきその求めに対応いたします。
ご請求いただける項目は下のとおりです

利用目的の通知
開示
訂正・追加・削除(内容に誤りがある場合)
利用停止・消去(目的外利用がある場合、不適正な利用が行われている場合、不正の手段により取得した場合、利用する必要がなくなった場合、または漏洩が生じたなど正当な権利・利益が害されるおそれがある場合)
第三者提供の停止(法令に違反して第三者に提供した場合、利用する必要がなくなった場合、または漏洩が生じたなど正当な権利・利益が害されるおそれがある場合)

これらの請求をご希望の方は、「６. 個人情報のお取扱いに関するお問い合わせ先」にお電話をいただき、当社指定の申請書をご提出いただきます。
ご本人または代理人であることの確認をしたうえで、書面を交付することにより回答いたします。
なお、本人確認ができない場合、個人情報を廃棄・削除済みの場合、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等、一定の場合には、開示等に応じかねる場合があります。また、お客様への情報開示に際して手数料をいただく場合があります。

６．個人情報のお取扱いに関するお問い合わせ先

株式会社インデックス　人事担当
e-mail：info@indexnet.co.jp
住所：〒456-0018　愛知県名古屋市熱田区新尾頭二丁目2番63号

附則

本ポリシーは 2022年 4月 1日から適用します。